ضروري

[maha123]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

عندي سؤال لو ممكن حد ممكن يفيدني.

هل هناك قانون يحكم احتفاظ المؤسسات والدوائر الحكومية بالمستندات. على سبيل المثال الفواتير الأصلية الخاصة بالمؤسسة، سجلات الموظفين، العقود، المخاطبات الرسمية.

لا يمكن الاحتفاظ بهذه المستندات والوثائق الى الأبد خاصة ان عدد كبير من الوثائق هذه قد لا تكون صالحة بعد مضى الوقت.

ما هو القانون الإتحادي/المحلي الذي يحكم هذه المسألة.

مع جزيل الشكر

اختكم
مها

[سعود المطوع]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أختي الفاضلة،

لا أتصوّر وجود قانون ينظّم هذا الشأن، لكن الموضوع من المسائل الإداريّة التي تخضع لتقدير كل إدارة على حِدة وفقًا لما جرى عليه العمل وتعارفت الإدارات والدوائر الحكوميّة عليه.

فللدوائر الحكومية أنواع من المخازن لحفظ وأرشفة الوثائق، منها المخازن الخاصة (الموجودة في مقر الدائرة) ومنها المخازن المُستأجرة، الأولى تستخدم لحفظ الوثائق الحديثة (المحررة للتوّ إلى 3 سنوات كحدّ أقصى)، والأخرى تستخدم لحفظ الوثائق القديمة (ما زاد على 3 سنوات). وبما أن المحررات الصادرة عن الحكومة (المحررات الداخلية والخارجية) تصطبغ بالصبغة الرسمية (بشكل عام)، فإن الاحتفاظ بها يجب أن لا يقل عن 20سنة من تاريخ تحرير المحرر في رأيي، ذلك أن الجرائم الصادرة في شأن المحررات الرسمية من الجنايات، ومعروف وفقًا لقانون الإجراءات الجزائية أن الجنايات (غير الحدود (بشكل عام) والجنايات المعاقب عليها بالسجن المؤبد أو الإعدام) تنقضي بمرور 20 سنة من تاريخ وقوع الجريمة.

فلذلك، يجب - في رأيي - أن يُحْتفظ بكل المحررات الرسمية، ومعها كل المحررات العُرفية التي تم استخدامها وتقديمها وبناءً عليها تم استخراج وصدور المحررات الرسمية طوال تلك الفترة.

والنسخ الالكترونية وإنْ كانت تساعد جدًا في تقليل نفقات المحافظة على المستندات كما توفّر المكان بالإضافة إلى أنها تحسّن البيئة الصحية في العمل، إلا أنها لا تساهم في حماية المصلحة العامة، ذلك أن إتلاف المحررات يؤدي إلى ضياع الأدلة بشكل نهائي. فكم هي جرائم الاختلاسات -مثلاً - التي ظهرت للساحة قريبًا، ووقت اقترافها كان منذ عدّة سنين؟

وأما الوثائق التي تختفي وتتطاير معالمها وتتلف إلى الحدّ الذي يزول معه جدوى المحافظة عليها، فإن إتلافها مبرر نظرًا إلى الواقع والمنطف، إذْ المحافظة عليها لا طائل منه.

أخوكم

سعود المطوع

[tHe council]

الاخت الكريمة

في حال تم طلب مستند ما ، ولم يتم الحصول عليه وتقديه من قبل الجهات المختصة فقد تقدم في حق الشخص الذي من المفترض ان تكون هذه المستندات بحيازته ، تهمة خيانة امانة وتبديد

في كل الاحوال وفي حال صدر قرار رسمي باتلاف بعض المستندات التي في حيازتكم ، فيجيب ان يتم الاتلاف من خلال محضر رسمي بمعرفة لجنة معتبرة ومعينة بحسب الاصول

والله اعلم

[عاشق_القانون]

كل دائرة عندها قسم للأرشيف بحد علمي